Request for Proposal – RFP
Реализация телекоммуникационного проекта с требуемым качеством в установленные сроки и в рамках бюджета зависит в немалой степени от организации тендера. Хорошая организация позволяет экономить людские и финансовые ресурсы, избежать недоразумений и претензий участников. Для подготовки приглашения к тендеру следует привлекать специалистов со знанием существа проекта и методов организации тендеров.
Приглашение к тендеру включает три базовых блока:
- требования и условия;
- технические спецификации;
- схемы и планы.
Требования и условия содержат детализацию:
- условий оплаты;
- требований к квалификации Исполнителя;
- штрафные санкции;
- условия страхования;
- определение терминов.
Технические спецификации должны включать всю информацию, необходимую для реализации проекта. В частности, для проекта СКС требуется указать:
- требования к системе;
- поэтажные и другие планы;
- типы и ресурсы рабочих мест;
- назначение помещений рабочей области;
- конструктивные элементы телекоммуникационной инфраструктуры;
- точки ввода и ресурсы внешних сетей;
- требования к проектной и рабочей документации;
- методы измерений;
- иную информацию, влияющую на реализацию проекта.
Организация тендера включает:
- подготовку приглашения к тендеру;
- уведомление о тендере;
- содействие соискателям в получении дополнительной информации;
- получение предложений;
- оценка предложений.
Подготовка приглашения к тендеру проводится во взаимодействии с представителями всех отделов организации Заказчика, имеющих отношение к проекту. До даты уведомления о тендере следует подготовить календарный график всех этапов уведомления. В частности, рассылку приглашения, первую конференцию соискателей, инспекцию объекта, ответ на вопросы, вторую конференцию, даты предоставления предложений и их оглашения, дату определения подрядчика.
Каждый из этапов в свою очередь имеет свои фазы и методы реализации. В частности, уведомление о тендере может быть организовано открытым методом и выборочным приглашением. На данном этапе важно обеспечить равные условия для соискателей. Это позволяет избежать осложнений вплоть до судебных исков.
Предложения должны быть закрыты до момента оглашения. Практикуется два метода оглашения: открытое, при котором присутствуют все соискатели, и закрытое, которое проводится Заказчиком. На открытых оглашениях до общего сведения доводится имя соискателя и сумма проекта. В бюджетных проектах решающим фактором обычно является цена. В частных проектах, учитываются и другие аспекты, поэтому оглашения бывают, как правило, закрытыми.
Существует несколько методов оценки предложений, которые определяются форматом, определенным в приглашении к тендеру, и квалификацией специалистов. Если заданный формат не соблюдается, предложение должно быть отвергнуто. Самые дешевые предложения не всегда являются лучшими. В зависимости от разброса цен, следует учесть функциональные особенности систем и уровень квалификации соискателей.
Отвергнутые предложения не должны отбрасываться. Если избранный соискатель не выполняет взятые обязательства, Заказчик может пересмотреть поданные предложения и выбрать второго соискателя в качестве подрядчика проекта.
Выше отмечены некоторые аспекты организации тендеров. Компания EcoLAN предлагает услуги профессиональной подготовки технических требований телекоммуникационных проектов и организации тендеров. Данная услуга позволяет упорядочить и оптимизировать один из наиболее ответственных этапов создания современной телекоммуникационной инфраструктуры. Участие в тендере приводит к снижению базовых расценок соискателей на 30% и более. Профессиональная организация позволяет избежать ошибок выбора некачественных, а порой и не соответствующих требованиям Заказчика решений.
Расценки: 7-12% от стоимости проекта.